Nell’articolo introduttivo di questa serie su Come vendere di più ai clienti esistenti? ho parlato dell’importanza strategica di mantenere vive le relazioni con le persone che acquistano i tuoi servizi. Ma come si fa?

In questo articolo ti spiego come costruire un semplice CRM, che è lo strumento indispensabile per tenere traccia di cosa interessa ai tuoi vecchi clienti. Ti lascio anche un form da compilare per ricevere un template in Excel di un semplice CRM per chi vende servizi.

Perché ti serve un CRM anche se vendi servizi

Freelance e professionisti che vendono servizi spesso ragionano per lavori o progetti: la newsletter da scrivere per Tizio, il sito da preparare per Caio, le foto da editare per Sempronio. Talvolta questo focus sul lavoro “da chiudere” può far perdere di vista il fatto che chi ti ha commissionato il lavoro ha due tipi di obiettivi: quelli di breve periodo, ovvero “chiudere” con successo il lavoro che avete avviato, e obiettivi di lungo periodo, di più ampia portata. Il tuo obiettivo deve essere quello di rimanere o diventare essenziali per raggiungere quegli obiettivi di lungo periodo.

Ecco, un CRM è uno strumento che ti consente di mantenere sotto controllo la relazione con ogni cliente o potenziale cliente, così da rimanere importante per loro nel corso del tempo.

C’è un pregiudizio infondato per cui un CRM serve solo per le aziende di una certa dimensione. E invece, paradossalmente, più si è piccoli e più è importante conoscere e “ricordare” i dettagli di tutti i clienti. Questo perché sono le relazioni a mantenere sostenibile la tua attività, e non un marketing aggressivo o consistenti economie di scala.

Nell’articolo precedente ti ho parlato dei KPI da monitorare nelle 8 fasi del viaggio della cliente, per capire lo stato di salute della relazione. Ma misurare non basta: se quei dati restano sparsi tra email, messaggi e post-it, finiscono per non servire a nulla. Serve un posto dove tenerli insieme, ovvero il CRM.

Quindi cos’è un CRM?

Un CRM è un qualsiasi strumento, anche un semplice Excel, che ti permette di archiviare e reperire in modo facile cosa è successo fino a questo momento nella relazione con i tuoi clienti, dandoti la possibilità di prevedere i prossimi passi.

Per una persona che vende servizi, un CRM è quindi:

• la lista dei lavori/progetti, l’indicazione della fase in cui si trovano (ad es. proposta inviata, lavoro avviato, completato, ecc.) e i dettagli del progetto
• un elenco aggiornato di clienti e potenziali clienti, con indicazione dello stato della relazione (ad es. progetto attivo, vecchia cliente, primo contatto, ecc.)
• l’archivio delle informazioni utili per personalizzare la relazione e la comunicazione con ogni cliente (ad es. i feedback durante il lavoro, le risposte al questionario di fine lavoro, ecc.)

Come si costruisce un CRM?

Se sei alla tua prima esperienza con un CRM, ti consiglio di utilizzare un semplice Excel o Google Sheet, mentre se hai più esperienza Notion è un’ottima scelta (gratuita).

In entrambi i casi, dovresti avere 3 tabelle / database su cui andare a lavorare:

Tabella CLIENTI

Ogni riga della tabella è una cliente o potenziale cliente. Le colonne sono le informazioni di dettaglio, come nome e cognome, professione, contatti e dettagli sulla relazione con ogni cliente. Qui sotto ti ho messo un esempio della riga contenente le informazioni sulla cliente Maria Bianchi (alcune colonne importanti come ad esempio le informazioni di contatto sono state omesse per brevità).

Cognome e Nome	Stato cliente	Canale di acquisizione	Professione	Note sul cliente	PROGETTI	Data ultimo progetto
Maria Bianchi	Vecchia cliente	LinkedIn	Professional Organizer	Disponibile ad ascoltare i consigli, comunicazione informale, preferisce le email	Analisi bisogni degli iscritti alla community online; Voce dei clienti	25/6/2026

Tabella PROGETTI

Ogni riga della tabella è un progetto, che è ovviamente collegato ad una cliente specifica. Qui sono contenuti i dettagli del progetto, incluso il bisogno che ha originato questo lavoro. Qui sotto trovi un esempio del progetto “Analisi bisogni degli iscritti alla community online” della cliente Maria Bianchi.

Nome progetto	Bisogno del cliente	Cliente	Stato	Data di inizio	Data di fine
Analisi bisogni degli iscritti alla community online	Capire chi sono gli iscritti alla sua community online e identificare bisogni non ancora soddisfatti	Maria Bianchi	Concluso	5/1/2026	25/6/2026

Tabella FEEDBACK

Ogni riga della tabella è un feedback che hai ricevuto da una cliente. Ti consiglio di inserire nella tabella sia i feedback che ricevi a voce nelle normali interazioni durante il progetto sia quelli che ricevi come risposta al questionario di fine lavoro. Entrambi sono essenziali per avere una visione d’insieme su quello che ha funzionato e quello che non ha funzionato. Ti faccio un esempio di un feedback della cliente Maria Bianchi, raccolto durante il progetto “Analisi bisogni degli iscritti alla community online”.

Cliente	Progetto	Fase	Feedback	Data feedback
Maria Bianchi	Analisi bisogni degli iscritti alla community online	3. Contratto, fatturazione e pagamento dell’anticipo	Il contratto era troppo pieno di “paroloni” e difficile da capire. Mi ha chiesto di semplificarlo e di spiegarle per punti le cose importanti. La firma digitale e il pagamento dell’anticipo sono stati facili da fare.	25/6/2026

Piccola nota: Raccogliere feedback dai clienti può non essere semplice, per molti motivi. Se vuoi un aiuto, dai un’occhiata al mio servizio Know your chickens. Ti posso aiutare a ricevere veri feedback dai tuoi clienti, così da sapere cosa devi modificare o aggiungere nella tua offerta per poter soddisfare completamente i tuoi clienti e vendere di più.

Il template in Excel del CRM per freelance e professionisti

Ho costruito un template di CRM in Excel che puoi usare se vuoi iniziare a raccogliere in un unico posto tutti i feedback che ricevi dai tuoi clienti durante e alla fine del progetto.

Per ricevere il template compila il form qui sotto.

Cosa troverai

Il template di questo semplice CRM per chi vende servizi è composto da 4 fogli Excel:

• Foglio 1) DASHBOARD: É una vista riassuntiva di CLIENTI, PROGETTI e FEEDBACK, così da avere una visione d’insieme. É un foglio non modificabile, che si aggiorna automaticamente nel momento in cui si aggiungono clienti, progetti e feedback nei rispettivi fogli
• Foglio 2) CLIENTI: Contiene l’elenco di clienti e potenziali clienti, con indicazione dello stato della relazione (ad es. progetto attivo, vecchia cliente, primo contatto, ecc.)
• Foglio 3) PROGETTI: Contiene la lista dei lavori/progetti, l’indicazione della fase in cui si trovano (ad es. proposta inviata, lavoro avviato, completato, ecc.) e i dettagli del progetto
• Foglio 4) FEEDBACK: Contiene l’archivio delle informazioni utili per personalizzare la relazione e la comunicazione con ogni cliente (ad es. i feedback durante il lavoro, le risposte al questionario di fine lavoro, ecc.)

Nei fogli CLIENTI, PROGETTI e FEEDBACK sono presenti degli esempi. Ti consiglio di fare una copia di questo template e di conservarla come esempio, mentre lavori su una versione pulita e tutta tua del CRM.

Come usarlo

Puoi inserire nuovi CLIENTI, PROGETTI e FEEDBACK nei rispettivi fogli.
Alcune colonne delle tabelle CLIENTI, PROGETTI e FEEDBACK sono calcolate automaticamente, oppure hanno dei vincoli nell’inserimento del contenuto, per evitare errori. Trovi tutti i dettagli nel foglio “Come usare il template”, direttamente nel file Excel.

In breve

• Un CRM, anche minimale, ti aiuta a tenere insieme informazioni su clienti, progetti e feedback, invece di lasciarle disperse tra email, messaggi e post-it
• Più piccola è la tua attività, più ricordare i dettagli di ogni cliente diventa un vero vantaggio competitivo
• La struttura di base prevede tre tabelle collegate: CLIENTI (chi acquista o potrebbe acquistare i tuoi servizi), PROGETTI (i lavori in corso o conclusi) e FEEDBACK (quello che ogni cliente ti dice, durante e dopo il lavoro)
• Il template gratuito in Excel aggiunge una quarta scheda, la DASHBOARD, che riassume automaticamente i dati delle altre tre, per una visione d’insieme

Se vuoi approfondire questi temi e i miei servizi, puoi prenotare una call conoscitiva.

Nel prossimo articolo

Nel prossimo articolo vedremo come usare il tuo CRM per fare più che archiviare informazioni: dalla segmentazione dei clienti per capire a chi proporre nuovi servizi, fino a individuare il momento giusto per riattivare una relazione che si è raffreddata.

Ci vediamo al prossimo articolo,

Francesco